Spedytor – kim jest i czym się zajmuje

Powodzenie i bezpieczeństwo przewóz ładunków drogowego zależy od bardzo wielu czynników. Za prawidłowe funkcjonowanie firmy świadczącej usługi spedycyjne odpowiada m.in. osoba zatrudniona jako spedytor. Dlatego też w poniższym artykule podpowiadamy, czym zajmuje si osoba zatrudniona na tym stanowisku i jakie są obowiązki spedytora w firmie zajmującej się przewozem towarów. Ponadto podpowiemy również, jak zostać spedytorem. Przeczytaj i dowiedz się więcej!

Kim jest spedytor?

Zastanawiasz się nad tym, kim jest spedytor? Nazwa tego zawodu pochodzi od włoskiego słowa “Spedizione” (pol. “wysyłka”, “dostawa”), co oznacza, że spedytor zajmuje się transportem towarów. Co więcej, termin też może oznaczać firmę, która świadczy usługi związane z organizacją transportu na terenie kraju lub również za granicą. Ponadto w zależności od rodzaju środka transportu, jakim odbywa się ta usługa, firmy te można podzielić na:

• Spedycję lądową – w tym m.in. spedycję kolejową.
• Spedycję morską.
• Spedycję lotniczą.

Dodatkowo można również podzielić je na spedycję śródlądową oraz rurociągową. Warto jednak zaznaczyć, że spedytor mało kiedy dysponuje własnymi środkami transportu, przez co przeważnie korzysta z pomocy podwykonawców.

Co robi spedytor?

Zanim przejdziemy do tego, czym zajmuje się spedytor, warto wspomnieć, że przewóz ładunków może odbywać się na trasach krajowych oraz międzynarodowych. Co więcej, wpływa to również na obowiązki spedytora. W zależności od tego, dokąd dostarcza on bowiem powierzone firmie spedycyjnej ładunku, jego dzień pracy będzie wyglądać inaczej w transporcie międzynarodowym niż w spedycji na terenie kraju. Oczywiście obie te usługi spedycyjne mają pewne cechy wspólne, w tym m.in. zaplanowanie trasy przewozu ładunków, jednak istnieją pomiędzy nimi również istotne różnice. Wynikają one głównie z faktu, iż spedytor międzynarodowy najczęściej jest pośrednikiem, który pomaga zorganizować transport, lecz nie dysponuje własnymi środkami transportu. To jednak jeszcze nie wszystko.

Co robi spedytor krajowy?

Czym zajmuje się spedytor krajowy? Osoba zatrudniona na tym stanowisku jest odpowiedzialna za organizację i nadzorowanie transportu na obszarze kraju, w którym została zarejestrowana firma spedycyjna. Najważniejsze obowiązki spedytora krajowego to:

• Wysyłanie i odbieranie towarów.
• Monitorowanie procesów przewozowych i śledzenie ewentualnych opóźnień.
• Nadzorowanie czynności związanych z pakowaniem, załadunkiem, rozładunkiem i składowaniem transportu.
• Ubezpieczenie transportu.
• Szukanie zleceń i klientów – wraz z zawieraniem umów przewozowych.
• Współpraca z kontrahentami – która obejmuje czynności takie jak negocjacja warunków współpracy, nadzór kontrahentów itd.
• Prowadzenie dokumentacji.
• Pobieranie opłat i rozliczanie przewozów.
• Świadczenie doradztwa w zakresie usług spedycyjnych na terenie kraju.

Ponadto do obowiązków spedytora należy też reprezentowanie firmy w trakcie spotkań – zarówno w firmie, jak i poza jej siedzibą.

Co robi spedytor międzynarodowy?

Spedytor międzynarodowy zajmuje się organizacją transportu w kraju i poza jego granicami. Zakres obowiązków spedytora międzynarodowego obejmuje czynności takie jak:

• Organizacja przewozu ładunków przewożonych poza granicę kraju.
• Organizacja transportu powrotnego.
• Współpraca z kontrahentami oraz zawieranie umów z firmami świadczącymi usługi przewozowe – krajowymi i zagranicznymi.
• Nadzór załadunku, przeładunku, rozładunku i czynności takich jak składowanie towarów.
• Ubezpieczenie transportu.
• Dopełnienie wszelkich formalności – w tym również odprawy celnej i oznakowania przesyłek.
• Szukanie zleceń i klientów – także zagranicznych.
• Prowadzenie dokumentacji – w tym rzetelne przygotowywanie dokumentów takich jak listy przewozowe.
• Świadczenie doradztwa w zakresie usług spedycyjnych – w kraju i za granicą.
• Bieżący monitoring procesów przewozowych i śledzenie ewentualnych opóźnień.
• Pobieranie opłat i rozliczanie przewozów po ich zakończeniu.
• Godne reprezentowanie firmy.

Jak więc widać, spedytor międzynarodowy ma znacznie więcej obowiązków niż osoba zajmująca się wyłącznie przewozami krajowymi. Wynika to głównie ze znacznie szerszego zakresu spedycji i obszaru, na jakim działa spedytor międzynarodowy. Oczywiście im jest on większy i im więcej obowiązków na nim spoczywa, tym większe stają się również zarobki spedytora. Ze względu na ilość czynności w spedycji międzynarodowej często zatrudniany jest do pomocy młodszy spedytor.

Co robi spedytor w firmie transportowej?

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej – rola spedytora nie ogranicza się jedynie do nadzorowania przewozu towarów. Osoba zatrudniona na tym stanowisku jest bowiem odpowiedzialna również za:

• Planowanie tras przejazdu i czasu przewozu.
• Szukanie miejsc do rozładunku i przechowywania transportu.
• Wysyłanie i odbieranie towarów.
• Załadunek, rozładunek i składowanie transportu.
• Zawieranie umów przewozowych.
• Współpraca z kontrahentami.
• Prowadzenie dokumentacji, listów przewozowych itd.
• Rozliczanie przewozów.
• Doradztwo.

Ze względu na ilość pełnionych obowiązków, wiedzę oraz doświadczenie zawodowe posiadanie spedytora w firmie transportowej bardzo często jest wręcz koniecznością.

Czym zajmuje się spedytor prowadzący własną spedycję?

Prowadzenie własnej działalności wiąże się ze znacznie większą odpowiedzialnością, a co za tym idzie – również i większym zakresem obowiązków. Firma spedycyjna zajmuje się również czynnościami takimi jak:

• Pozyskiwanie klientów i zleceń.
• Zawieranie umów przewozowych.
• Pozyskiwanie, rozliczanie i nadzór kontrahentów.
• Ubezpieczenie transportu.
• Doradztwo klientom w zakresie usług spedycyjnych.
• Koordynowanie przebiegu transportu i śledzenie opóźnień.
• Pobieranie opłat i rozliczanie przewozów po ich zakończeniu.

W rzeczywistości jednak wymienione wyżej czynności stanowią zaledwie niewielki procent tego, co spoczywa na firmie spedycyjnej. W tym miejscu warto również dodać, że jednym z najważniejszych obowiązków takiej firmy, jest ochrona powierzonego załadunku, terminować oraz odpowiedzialność za straty, wynikające z ewentualnych opóźnień.

Co musi umieć i wiedzieć spedytor?

Praca spedytora wymaga posiadania pewnych umiejętności oraz wiedzy, bez których ciężko byłoby sobie poradzić na tym stanowisku. Dlatego też, jeśli zamierzasz zostać spedytorem, warto ukończyć technikum lub studia związane z pracą w tym zawodzie. Ponieważ na rynku pracy nie brakuje spedytorów z wieloletnim doświadczeniem, dobrze jest także ukończyć staż, dzięki któremu Twoje szanse na znalezienie pracy wzrosną jeszcze bardziej. Jakie zatem umiejętności należy posiadać, by zostać spedytorem?

Kompetencje miękkie

Osoby chcące zaistnieć w pracy spedytora powinny wyróżniać się cechami takimi jak:

• Znakomita komunikacja – zarówno werbalna, jak i na piśmie. Powinna ona również iść w parze z umiejętnością słuchania i zadawania odpowiednich pytań.
• Świetna organizacja i zarządzanie czasem – połączona z umiejętnością koordynacji działań logistycznych.
• Umiejętność podejmowania decyzji – oraz rozwiązywania problemów w możliwie jak najkrótszym czasie.
• Zdolność do prowadzenia negocjacji, rozwiązywania konfliktów i osiągania korzystnych dla spedycji porozumień.
• Umiejętności planowania i organizacji transportu – w tym m.in. opracowywanie efektywnych planów logistycznych, monitorowanie postępów i dostosowywanie planów do ewentualnych zmian.
• Kompetencje kierownicze – w tym m.in. zdolności przywódcze, umiejętne zarządzanie zasobami firmy, strategiczne podejmowanie decyzji oraz umiejętne motywowanie zespołu do działania.
• Umiejętności analityczne – związane z analizą danych, korzystaniem z narzędzi analitycznych, analizy danych oraz znajomością najnowszych trendów w branży.

Dobry spedytor powinien również posiadać wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, co przyda się zwłaszcza w komunikacji z klientami i kontrahentami.

Kompetencje twarde

Co więcej, w pracy spedytora wymaga się również:

• Umiejętności matematycznych -w tym znajomości podstawowych koncepcji matematycznych, które są niezbędne do wykonywania precyzyjnych obliczeń, kosztorysów i planowania trasy.
• Umiejętności informatyczne – obejmujące znajomość programów biurowych, narzędzi do komunikacji elektronicznej, oprogramowania logistycznego i systemów śledzenia przesyłek.

Ponadto od spedytorów wymagana jest również znajomość języków obcych. Dotyczy to zwłaszcza pracowników spedycji międzynarodowej, gdzie standardem jest znajomość przynajmniej jednego języka (głównie angielskiego) w stopniu komunikatywnym.

Jakie są różnice między spedycją a innymi profesjami?

Zawód spedytora bardzo często jest mylony z innymi zawodami związanymi z branżą transportową. Dlatego tez poniżej wyjaśniamy, czym spedytor różni się od logistyka, dyspozytora, czy kuriera.

Spedytor a logistyk

Najkrócej mówiąc, różnica pomiędzy tymi dwoma zawodami polega na tym, że spedytor organizuje przewóz w praktyce, podczas gdy logistyk zajmuje się wyłącznie planowaniem tras przewozu ładunków. Ponadto spedytor nadzoruje transport ładunku od momentu jego powierzenia przez klienta, aż do jego dostarczenia we wskazane miejsce. Tymczasem logistyk odpowiada głównie za zoptymalizowanie trasy przejazdu ładunku.

Więcej porównań i informacji znajdziesz w artykule Spedytor a logistyk – czym się różnią?

Dyspozytor a spedytor

Dyspozytor to osoba, która zajmuje się planowaniem pracy kierowców oraz przygotowaniem pojazdów do pracy. W odróżnieniu od spedytora nie zajmuje się on więc planowaniem całego łańcucha procesów związanych z transportem załadunku. Dyspozytor odpowiada jedynie za kilkanaście samochodów oraz kierowców, a do jego obowiązków należy również kontrola zużycia paliwa, utrzymanie pojazdów w dobrej kondycji oraz prowadzenie dokumentacji. W odróżnieniu od niego spedytor sam musi planować również czas przewozu oraz wiele innych zagadnień związanych z transportem.

Spedytor a kurier

Kolejnym zawodem, z którym często myli się spedytorów, jest kurier. W odróżnieniu od spedytora osoba zatrudniona jako kurier zajmuje się jednak wyłącznie dostarczaniem towarów bądź przesyłek pod wskazany adres. W odróżnieniu od pracowników spedycji nie musi on więc zajmować się planowaniem dostaw, czy pozyskiwaniem klientów.

Spedytor a technik spedytor

Technik spedytor to osoba, która posiada wykształcenie w tym kierunku, ponieważ ukończyła np. technikum specjalizacji związanej z logistyką transportu. Osoba z takim wykształceniem może podjąć również prace w firmie transportowej, logistycznej, czy hurtowniach, które zaopatrują placówki handlowej. Technik spedytor może zostać spedytorem – warto jednak zaznaczyć, że nie każdy spedytor jest technikiem spedycji.

Jak rozpocząć pracę jako spedytor?

Transport i spedycja nie należą do łatwych prac, której może się podjąć każdy. Osobom, które marzą o rozpoczęciu kariery w spedycji poleca się ukończyć technikum, liceum lub studia związane z tym zawodem. Praca w tym zawodzie wymaga bowiem doskonałej orientacji w przepisach (również zagranicznych), znajomości procedur oraz pewnych schematów postępowania. Osoby aplikujące na to stanowisko powinny więc mieć opanowane podstawy spedycji oraz wykazywać znajomość organizowania procesów transportowych. Ze względu na dużą konkurencję na rynku pracy warto również ukończyć dodatkowe szkolenia dla spedytorów lub odbyć staż, który podniesie szanse kandydatów na znalezienie pracy w tym zawodzie.

Jak spedytor pozyskuje klientów?

To pytanie, które wbrew pozorom zadaje sobie wiele firm zajmujących się spedycją i transportem. Nie ma bowiem jednej, sprawdzonej metody, która byłyby uniwersalna dla każdego spedytora. Co więcej, nie każdy klient ot tak chce zamówić usługi spedytora. Skuteczne w pozyskiwaniu nowych klientów mogą za to okazać się m.in.:

• Remarketing – czyli wyszukiwanie zleceń wśród klientów, które widnieją już w bazie danych firmy zajmującej się transportem. Może on odbywać się zarówno drogą mailową, telefoniczną, jak i bezpośrednio w trakcie spotkań z klientem.
• Marketing szeptany – to jedna z najlepszych form reklamy, która sprawdza się od wieków. Metoda ta polega na tym, że zadowoleni klienci firmy przekazują sobie informacje o spedytorze, nawzajem polecając sobie jego usługi.
• Internet – a zwłaszcza media społecznościowe oraz specjalistyczne fora internetowe, na których internauci nie tylko polecają sobie nawzajem usługi spedycyjne konkretnych firm, ale i przestrzegają przed nieuczciwymi przewoźnikami.
• Spotkania biznesowe i branżowe – w tym m.in. targi, w których udział biorą nie tylko kontrahenci ale i potencjalni nowi klienci.
• Prasa branżowa – w tym miesięczniki, kwartalniki oraz wszelkiego rodzaju newslettery poświęcone firmom oferującym transport i usługi spedycyjne.

Ponadto na rynku można znaleźć również wielu pośredników, którzy zawodowo zajmują się poszukiwaniem kontrahentów i klientów dla spedytorów.

Jak spedytor szuka kierowców?

Równie problematyczne dla firmy spedycyjnej, co znalezienie klienta, może okazać się także zatrudnienie rzetelnego kontrahenta. Jak zatem znaleźć kierowcę, na którym będzie można polegać? W tym celu warto skorzystać z:

• Osobistych kontaktów – kto pyta nie błądzi, warto więc popytać kierowców zatrudnionych już w firmie o to, czy mogliby kogoś polecić. I mimo iż sposób ten w ostatnich latach bywa niedoceniany, niewątpliwie pomaga w znalezieniu nowych partnerów biznesowych oraz wieloletnich relacji opartych na wzajemnym szacunku.
• Internetu – to jedna z najpopularniejszych metod, która w ostatnich latach zdominowała transport oraz spedycję. Nowych kierowców można pozyskać np. w mediach społecznościowych (np. grupach na FB), forach branżowych oraz stronach pośredniczących w zatrudnieniu.
• Instytucji zrzeszających przewoźników i kierowców – nie tylko ułatwiają nawiązywanie kontaktów z kontrahentami, ale i aktywnie wspierają przedsiębiorczość.
• Wydarzeń branżowych – np. targów, giełd i konferencji.
• Prasy branżowej – a nawet i zwykłych dzienników, w których można zamieścić ogłoszenie typu “zatrudnię kierowcę”.

Zatrudniając kontrahenta, czy kierowcę warto jednak starannie weryfikować miejsca, czy strony, których się do tego używa. W wielu miejscach nie weryfikuje się bowiem ich wiarygodności, co może zaważyć na reputacji spedytora.

Spotos – platforma logistyczna dla wszystkich potrzeb spedycyjnych

Planujesz zamówić usługi spedytora? A może poszukujesz kontrahentów lub nowych klientów? Koniecznie zapoznaj się z platformą Spotos, która ułatwia zarządzanie frachtunkiem i jest ogromnym ułatwieniem w pracy spedytora. Co więcej, nie tylko pomoże Ci zaoszczędzić czas i pieniądze, ale i podniesie jakość usług oferowanych przez Twoją firmę!